Plus ou moins contraints, parfois aidés au plan financier, de nombreux organismes de formation ont donc entamé une Démarche Qualité, d'autres hésitent avant de l'entreprendre.
En effet, une fois la prise de conscience dépassée, que faire et comment ? Quel type de démarche adopter ? Faut-il viser une certification, et, dans ce cas, laquelle ? Comment choisir son référentiel ? En cas d'établissement multi-sites, faut-il adopter une politique «groupe» ou respecter l'identité et les choix de chaque entité ? Dans quelle mesure faut-il se faire accompagner par des spécialistes et/ou se doter de compétences internes ? Comment chiffrer le coût de la démarche ? Autant de questions qui se posent au dirigeant d'un établissement de formation, et auxquelles il convient d'apporter quelques éléments de réponse facilitant la prise de décision.
Conseils pour une méthode de mise en place d'une démarche-qualité au sein d'un établissement de formation (initiale ou continue)
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Définir le «périmètre» des activités sur lesquelles on souhaite faire porter la démarche-qualité (par exemple formation continue pour les salariés uniquement, ou formations en alternance, ou encore totalité de l'activité de formation en excluant le conseil et l'ingénierie…)
- Définition des activités visées par la démarche-qualité
- Identification des processus concernés
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Choisir un référentiel adapté aux caractéristiques de l'entreprise : politique générale, taille, culture interne, activité…
Les trois grandes options visant une reconnaissance formelle existant à ce jour en France :
- ISO 9001
- Norme NF 214 (Afnor)
- OPQF (label décerné sur dossier)
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Définir les modalités de mise en place et de fonctionnement du système-qualité (SQ)
- Recours à un accompagnement extérieur ou non, et choix du prestataire
- Définition des instances en charge du fonctionnement du SQ
- Désignation d'un(e) responsable-qualité
- Rédaction du plan d’action
- Détermination des outils à élaborer (pour la mise en oeuvre du SQ, pour son suivi)
- Etablissement du calendrier de déroulement du projet
- Elaboration du planning prévisionnel de formation du personnel le cas échéant
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Engagement écrit de la Direction
- Rédaction de la Politique-Qualité de l’entreprise
- Communication de la Politique-Qualité et du projet «démarche-qualité» à l'ensemble du personnel
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Mise en oeuvre
- Mise en oeuvre du plan d'action (gestion de projet)
- Réalisation du plan de formation le cas échéant
- Elaboration progressive des outils du système
- Expérimentation - Evaluation - Actions correctives
Cette méthode doit être adaptée à chaque organisme en fonction du référentiel qu'il aura choisi et de ses caractéristiques propres (budget, effectifs…). Elle concerne tout type d'entreprise, et a été éprouvée au sein d'organismes de petites tailles autant que dans des organismes structurés en «groupe».
